Stundenplan erstellen - Vorlagen + Tools für Lehrkräfte

Jede Lehrkraft pflegt ihren Stundenplan irgendwo - auf Papier, in Excel, in der Schul-App oder im Kopf. Dieser Artikel zeigt vier praktische Wege, den persönlichen Stundenplan zu erstellen, was sie kosten und wann welcher Weg sinnvoll ist. Plus: warum der Foto-Import via KI 2026 die einfachste Variante ist - wenn du das richtige Tool hast.

1. Warum ein eigener Stundenplan-Helfer Sinn macht

Die Schule hat einen offiziellen Stundenplan in WebUntis, IServ oder einer ähnlichen Plattform. Trotzdem führen die meisten Lehrkräfte zusätzlich ihren eigenen, weil:

• Der offizielle Plan zeigt oft nur die Pflichtstunden, keine Konferenzen, Vorbereitung, Klassenbuch-Pflege
• Beim Vorbereiten geht es schneller, wenn man eigene Notizen pro Stunde direkt am Stundenplan-Slot hat
• Bei Vertretungen fehlt der Kontext - was hat die Klasse zuletzt gemacht?
• Räumchaos: in welchem Raum bin ich nochmal in der 3. Stunde am Donnerstag?

Wer das gut organisiert, spart pro Woche 20-40 Minuten Such-/Erinnerungs-Zeit.

2. Beispiel-Vorlage zum direkten Übernehmen

Hier eine schlanke Wochen-Vorlage, die für 80 % der Lehrkräfte ausreicht. Du kannst sie in Excel, Word, PrepClass oder einem beliebigen Tool nachbauen.

Format-Logik: Fach (Kürzel) · Klasse · Raum. Mit drei Infos pro Slot weißt du auf einen Blick, wo du sein musst und welche Klasse dich erwartet.

3. 4 Wege, deinen Stundenplan zu pflegen

Weg 1: Papier + handschriftliches Wochenraster

Klassisch, fehlerresistent, kein Strom nötig. Funktioniert für viele 50+jährige Kolleg:innen seit Jahrzehnten. Nachteil: Vertretungs-Änderungen müssen manuell eingetragen werden, Notizen-Suche dauert, kein Suche-Feature.

Eignet sich für: Lehrkräfte mit stabilem Stundenplan, wenig Vertretungen, kein Bedarf für Verknüpfung mit Vorbereitung.

Weg 2: Excel / Google Sheets

Tabelle mit 7 Spalten (Std + Mo-Fr) und 6-8 Zeilen. Jede Lehrkraft hat ihre eigene Variante - das ist Stärke und Schwäche zugleich.

Eignet sich für: Wer Excel sowieso täglich nutzt, wer keine zusätzliche App will, wer den Plan auch ausdrucken will.

Schwächen: Verlinkung mit Klassenbuch oder Notizen mühsam. Auf dem Handy unhandlich.

Weg 3: WebUntis / Sdui / IServ - die Schul-Lösung

Wenn deine Schule eine zentrale Plattform betreibt, ist dort der offizielle Stundenplan inkl. Vertretungs-Plan eingebaut. Vorteil: Du musst nichts pflegen, Änderungen kommen automatisch.

Eignet sich für: Schulen mit funktionierender Digital-Infrastruktur. Wo das vorhanden ist, gibt es selten einen Grund, parallel etwas zu führen - es sei denn, dir fehlen Features wie Vorbereitungs-Notizen pro Slot.

Weg 4: Persönliches Tool wie PrepClass

Persönlicher Stundenplan im eigenen Tool, gekoppelt an Klassenbuch und Material. Jede Stunde im Plan ist mit der entsprechenden Klasse verknüpft, du klickst rein und siehst Noten, Anwesenheit, was zuletzt durchgenommen wurde.

Eignet sich für: Lehrkräfte, die alles an einem Ort wollen - Stundenplan, Klassenbuch, Material, Tagesplaner. Funktioniert parallel zur Schul-Plattform.

4. Foto-Import: wann KI wirklich hilft

Der Klassiker zu Schuljahresbeginn: du bekommst deinen Stundenplan als PDF, Bild oder Foto von der Schulleitung, und sollst ihn jetzt irgendwo digital nachpflegen. 38 Slots zu Fuß einzutragen ist 20-40 Minuten Klick-Arbeit.

Mit Vision-KI geht das in unter einer Minute: du fotografierst deinen Stundenplan-Aushang oder lädst die PDF hoch, die KI erkennt Fach + Klasse + Raum pro Slot und füllt deine digitale Version automatisch.

Wie sieht das in der Praxis aus? Du machst ein Foto von dem A4-Aushang mit Stundenplan, lädst es in dein Tool, und nach 10-20 Sekunden hast du alle 30-40 Slots eingetragen. Korrekturen sind klick-schnell möglich (manchmal verwechselt die KI „G" mit „6" o.ä.).

5. Raum-Plan + Vertretungs-Stunden

Zwei spezielle Anwendungsfälle, die in Standard-Stundenplan-Tools oft unterbelichtet sind:

Raum-Plan

Wenn du in einer Schule arbeitest, die Räume regelmäßig wechselt (z.B. Berufsschulen mit Fachräumen), ist der Raum am Stundenplan-Slot Pflicht. Tipp: nicht nur die Raumnummer, sondern auch Stockwerk (R201 = 2. Stock) und ggf. Gebäude (W3.201 = Westbau, 3. Stock) eintragen. Spart Such-Zeit bei neuen Kolleg:innen, die deine Schule noch nicht kennen.

Vertretungs-Stunden

Die Vertretung kommt meist morgens per Aushang oder Mail. Damit du nicht doppelt planen musst, hilft ein Stundenplan-Tool, das einen einzelnen Slot temporär überschreiben kann ohne deinen Standard-Plan zu verändern. Nach Woche-Ende ist der Slot wieder frei.

Mehr zu Vertretungs-Planung mit Vorlage findest du im Artikel Klassenbuch digital DSGVO - dort geht es auch darum, wie Vertretung mit dem regulären Klassenbuch verknüpft sein sollte, damit Vertretungs-Lehrkräfte sofort wissen, was zu tun ist.

6. Fazit

Stundenplan-Pflege ist eine dieser kleinen, repetitiven Aufgaben, die das ganze Schuljahr nerven - vor allem zu Beginn und nach Stundenplan-Änderungen. Wer früh in ein vernünftiges Tool investiert (Tool kann auch Papier sein), spart pro Schuljahr 5-10 Stunden Such- und Eintrag-Zeit.

Mein Tipp: wenn du eh schon ein digitales Klassenbuch nutzt, integriere den Stundenplan dort. Wenn du nur Excel willst, mach eine simple Wochenraster-Vorlage und kopier sie pro Halbjahr neu. Beides funktioniert. Was nicht funktioniert: 5 verschiedene Orte (Schul-WebUntis + Papier + Outlook + Excel + Notizbuch).